Sistema de Préstamos

Gestión completa de préstamos a empleados, adelantos y financiamiento interno

Contenido

¿Qué es el Sistema de Préstamos?

El sistema de préstamos te permite registrar y gestionar dos tipos de préstamos:

  • Préstamos Recibidos: Obligaciones financieras que la empresa recibe de bancos, instituciones o terceros
  • Préstamos Emitidos: Préstamos que la empresa otorga a sus empleados (adelantos, corto o largo plazo)

Registro Centralizado

Registra todos los préstamos (recibidos y emitidos) en un solo lugar para control total.

Control de Fechas

Gestiona fechas de inicio, fin, cuotas y vencimientos para cada préstamo.

Seguimiento de Pagos

Controla cuotas pagadas, monto restante y progreso de pago de cada préstamo.

Descuento Automático

Opción de descuento automático en nómina para préstamos a empleados.

Nota: El sistema es una herramienta de registro y control. La evaluación, aprobación y desembolso de préstamos son procesos manuales que realizas según tus políticas internas.

Tipos de Préstamos

El sistema gestiona dos categorías principales de préstamos:

Clasificación Principal

Préstamos Recibidos

Préstamos que la empresa recibe de terceros:

  • Bancos e instituciones financieras
  • Proveedores y crédito comercial
  • Inversionistas privados
  • Otros prestamistas

Uso: Registrar obligaciones financieras de la empresa y gestionar fechas de pago.

Préstamos Emitidos

Préstamos que la empresa otorga a empleados:

  • Adelantos de sueldo
  • Préstamos a corto plazo (1-6 meses)
  • Préstamos a largo plazo (6-24 meses)
  • Préstamos de emergencia

Uso: Gestionar préstamos a empleados con descuentos automáticos en nómina.

Nota: El sistema permite registrar ambos tipos de préstamos para llevar un control completo de las obligaciones financieras (recibidas) y los activos crediticios (emitidos) de la empresa.

Detalles de Préstamos Emitidos (a Empleados)

Adelantos de Sueldo

  • Monto flexible según sueldo
  • Descuento en próxima nómina
  • Sin intereses
  • Proceso rápido

Corto Plazo

  • Plazo: 1 a 6 meses
  • Con o sin intereses
  • Cuotas fijas mensuales
  • Descuento automático opcional

Largo Plazo

  • Plazo: 6 a 24 meses
  • Montos mayores
  • Cuotas fijas mensuales
  • Garantías opcionales

Proceso de Solicitud

La solicitud de préstamos se maneja de forma presencial o por medios externos al sistema:

Importante: El sistema NO tiene un portal para que empleados soliciten préstamos. Las solicitudes se manejan de forma manual (presencial, email, WhatsApp, etc.) según tus políticas internas.

Proceso Manual Típico

  1. Solicitud del empleado: El empleado solicita el préstamo presencialmente, por correo o WhatsApp
  2. Evaluación manual: Tú evalúas la solicitud considerando antigüedad, salario, historial, etc.
  3. Aprobación manual: Decides si apruebas o no según tus políticas
  4. Registro en el sistema: Una vez aprobado, registras el préstamo en el módulo de Préstamos
  5. Desembolso: Entregas el dinero al empleado (efectivo, transferencia, etc.)
  6. Configuración: Activas el descuento automático si lo deseas

Criterios que Puedes Considerar (Manual)

Algunos criterios comunes que las empresas evalúan manualmente:

  • Antigüedad en la empresa
  • Salario actual y capacidad de pago
  • Historial de préstamos anteriores
  • Evaluaciones de desempeño
  • Motivo del préstamo

Registro de Préstamos

El sistema permite registrar y gestionar préstamos de forma manual. No cuenta con flujo de aprobación automático.

Proceso Manual: La evaluación, aprobación y desembolso de préstamos son procesos que realizas manualmente. El sistema solo registra la información y ayuda con el control de pagos y descuentos.

Registro de Préstamo Emitido (a Empleado)

  1. Evaluación manual: Tú evalúas la solicitud del empleado considerando su antigüedad, salario, historial, etc.
  2. Aprobación manual: Decides si apruebas o no el préstamo según tus políticas internas
  3. Registro en el sistema: Una vez aprobado, registras el préstamo con todos los datos:
    • Empleado y descripción
    • Monto total y cuotas
    • Fecha de inicio y fin
    • Tasa de interés (opcional)
    • Institución financiera y número de préstamo (opcional)
    • Garantías y observaciones
  4. Configurar descuento automático (opcional): Puedes activar el descuento automático mensual en nómina

Registro de Préstamo Recibido (por la Empresa)

  1. Obtención del préstamo: Gestionas y obtienes el préstamo con el banco o prestamista
  2. Registro en el sistema: Registras el préstamo recibido con los datos:
    • Tipo: Recibido
    • Descripción y monto
    • Institución financiera y número de préstamo
    • Fecha de inicio, fin y cuotas
    • Tasa de interés
  3. Configurar notificaciones: Creas recordatorios en Agenda para las fechas de pago
Importante: El sistema NO evalúa automáticamente capacidad de pago, historial crediticio, ni tiene niveles de aprobación. Estos son procesos que manejas manualmente según tus políticas.

Gestión de Préstamos Activos

Una vez registrado el préstamo, puedes actualizar su información y controlar los pagos:

Estados del Préstamo

El sistema maneja tres estados simples que actualizas manualmente:

Activo

Préstamo vigente, en proceso de pago. Aún tiene saldo pendiente.

Pagado

Préstamo totalmente pagado, todas las cuotas completadas, sin saldos pendientes.

Vencido

Préstamo que ha superado la fecha de fin sin completar el pago total.

Información Registrada

Para cada préstamo, el sistema almacena:

  • Monto total: Cantidad prestada inicialmente
  • Monto restante: Saldo pendiente por pagar (actualizas manualmente)
  • Número de cuotas: Total de cuotas pactadas
  • Cuotas pagadas: Cantidad de cuotas ya pagadas (actualizas manualmente)
  • Valor por cuota: Monto de cada cuota
  • Fechas: Inicio y fin del préstamo
  • Tasa de interés: Porcentaje aplicado (opcional)
  • Observaciones: Notas adicionales

Control Manual de Pagos

El sistema NO genera cronogramas automáticos ni calcula intereses. Tú debes:

  1. Calcular las cuotas y fechas de pago manualmente o con herramientas externas
  2. Actualizar "Cuotas pagadas" cada vez que recibas un pago
  3. Actualizar "Monto restante" restando lo pagado
  4. Cambiar el estado a "Pagado" cuando se complete el préstamo
Descuento Automático (Solo Préstamos Emitidos): Para préstamos a empleados, puedes activar el descuento automático en nómina. El sistema descontará el monto configurado cada mes, pero debes actualizar manualmente las cuotas pagadas en el registro del préstamo.

Seguimiento y Control

El sistema te permite visualizar y controlar el estado de tus préstamos:

Vista de Préstamos

En la sección de Préstamos puedes ver:

  • Listado completo: Todos los préstamos (recibidos y emitidos)
  • Filtros: Por tipo (recibido/emitido), estado (activo/pagado/vencido), empleado, fechas y montos
  • Búsqueda: Por descripción, institución o número de préstamo
  • Tarjetas individuales: Cada préstamo muestra su información básica, progreso y estado

Información Visible

Para cada préstamo puedes ver:

Datos Básicos

  • Tipo y descripción
  • Empleado (si aplica)
  • Estado actual
  • Institución financiera

Montos

  • Monto total prestado
  • Monto restante
  • Valor por cuota
  • Tasa de interés

Fechas y Cuotas

  • Fecha de inicio y fin
  • Número total de cuotas
  • Cuotas ya pagadas
  • Progreso porcentual

Configuración

  • Descuento automático (sí/no)
  • Monto de descuento
  • Garantías registradas
  • Observaciones

Estadísticas en Dashboard

En el dashboard principal puedes ver:

  • Préstamos activos: Total de préstamos vigentes
  • Préstamos recibidos: Monto total de obligaciones de la empresa
  • Préstamos emitidos: Monto total prestado a empleados
  • Balance neto: Diferencia entre recibidos y emitidos
Gestión Manual: El sistema NO envía alertas automáticas de vencimiento, ni notificaciones de mora, ni detecta cuotas vencidas automáticamente. Debes monitorear y gestionar los pagos manualmente, actualizando el estado y las cuotas pagadas según corresponda.

Configuraciones del Sistema

Personaliza el sistema de préstamos según las políticas de tu empresa:

Sin Configuraciones Automáticas: El sistema NO tiene configuraciones de políticas de préstamos, flujos de aprobación, límites automáticos, ni criterios de evaluación configurables. Todas estas políticas las manejas manualmente fuera del sistema.

Descuento Automático en Nómina

La única configuración disponible es el descuento automático para préstamos emitidos a empleados:

  • Activar/Desactivar: Puedes marcar si el préstamo tiene descuento automático
  • Monto de descuento: Defines el monto fijo a descontar mensualmente
  • Tipo de descuento: Monto fijo o porcentaje
  • Fechas: Fecha de inicio y fin del descuento

Cuando está activo, el sistema descontará automáticamente el monto configurado en la nómina del empleado cada mes.

Notificaciones de Vencimiento

Para préstamos recibidos por la empresa, puedes configurar recordatorios de fechas de pago:

Cómo configurar notificaciones:
  1. Ve a Agenda en el menú principal
  2. Crea una notificación especial con el tipo "Pago de Préstamo"
  3. Ingresa la fecha de vencimiento del préstamo
  4. Configura los días de anticipación (ej: 7 días antes)
  5. Marca si es recurrente (para cuotas mensuales)

Características de las Notificaciones

  • Recordatorios automáticos: El sistema te alertará con la anticipación configurada
  • Notificaciones recurrentes: Ideal para cuotas mensuales de préstamos a largo plazo
  • Niveles de urgencia: Alertas críticas cuando faltan 1-2 días para el vencimiento
  • Historial completo: Registro de todas las notificaciones enviadas
Importante: Las notificaciones de vencimiento se configuran manualmente en la sección de Agenda. No hay notificaciones automáticas por email/SMS; solo alertas internas en el dashboard.

Reportes y Análisis

El sistema muestra información básica de préstamos en los reportes generales:

Reportes Limitados: El sistema NO genera reportes específicos de préstamos, cronogramas de cobro, análisis de riesgo, ni cálculos de rentabilidad. Solo muestra datos básicos en el dashboard y reportes financieros generales.

Información Disponible

  • Dashboard principal: Total de préstamos activos, recibidos y emitidos
  • Listado de préstamos: Vista filtrable de todos los préstamos con su información básica
  • Reporte financiero general: Los préstamos se incluyen en el balance general de la empresa
  • Vista individual: Detalles completos de cada préstamo (monto, cuotas, estado, etc.)

Datos que Puedes Ver

Para cada préstamo:

  • Monto total, monto restante y progreso de pago
  • Número de cuotas totales y pagadas
  • Fechas de inicio y fin
  • Estado (activo, pagado, vencido)
  • Información del empleado (si aplica)

Para análisis más detallados, deberás exportar los datos y procesarlos en hojas de cálculo externas.

Mejores Prácticas

Recomendaciones para optimizar el sistema de préstamos:

Para Administradores

  • Políticas claras: Define políticas transparentes y comunícalas efectivamente
  • Evaluación rigurosa: Mantén criterios objetivos de evaluación
  • Seguimiento constante: Monitorea regularmente el estado de la cartera
  • Capacitación continua: Entrena al personal en el uso del sistema
  • Revisión periódica: Actualiza políticas según experiencia y cambios legales

Para Empleados

  • Planificación financiera: Evalúa tu capacidad real de pago
  • Documentación completa: Proporciona toda la información requerida
  • Pago puntual: Mantén al día tus obligaciones
  • Comunicación proactiva: Informa cualquier dificultad de pago tempranamente
  • Uso responsable: Solicita préstamos solo cuando sea necesario
Beneficios del Sistema: Un sistema bien gestionado mejora la satisfacción laboral, reduce la rotación de personal y fortalece la relación empresa-empleado.

Solución de Problemas Comunes

Problemas Frecuentes

El descuento automático no se aplicó en la nómina:
Verifica que el préstamo esté en estado "activo", que el descuento automático esté habilitado, y que las fechas de inicio/fin del descuento estén correctas.
No puedo encontrar un préstamo en el listado:
Revisa los filtros activos (tipo, estado, empleado, fechas). Usa la función de búsqueda para encontrar por descripción o número de préstamo.
El progreso del préstamo no se actualiza:
El sistema no actualiza automáticamente. Debes editar el préstamo manualmente y actualizar "Cuotas pagadas" y "Monto restante" cada vez que recibas un pago.
¿Cómo recibo alertas de vencimiento?
Crea notificaciones manuales en la sección de Agenda para cada fecha de pago importante. El sistema no genera alertas automáticas de vencimiento de préstamos.

Contacto de Soporte

Para asistencia adicional con el sistema de préstamos:

  • Soporte técnico: Problemas con el sistema
  • Recursos humanos: Políticas y procedimientos
  • Finanzas: Aspectos contables y fiscales
  • Legal: Cumplimiento normativo