Sistema de Nómina

Gestión completa de salarios, deducciones, bonificaciones y pagos de empleados

Contenido

¿Qué es el Sistema de Nómina?

El sistema de pagos de empleados calcula automáticamente cuánto hay que pagarle a cada trabajador. Incluye el sueldo, descuentos legales, bonos y horas extras. Te asegura que los pagos sean correctos y cumplan con las leyes laborales.

Cálculo Automático

Calcula automáticamente salarios, deducciones, bonos y horas extras según configuración.

Períodos de Pago

Configura períodos semanales, quincenales o mensuales según tu política de pagos.

Recibos Digitales

Genera recibos de pago digitales con desglose completo de conceptos.

Reportes Fiscales

Genera reportes para declaraciones fiscales y cumplimiento legal.

Configuración Inicial

Antes de procesar la primera nómina, configura los parámetros básicos:

Configuración de Empresa

  1. Información fiscal:
    RIF, razón social, dirección fiscal para reportes oficiales
  2. Cuándo pagar:
    Decide si vas a pagar cada semana, cada 15 días, o cada mes
  3. Días de trabajo:
    Marca qué días se trabaja, cuáles son feriados y cuáles son de descanso
  4. Conceptos de nómina:
    Define asignaciones, deducciones y bonificaciones disponibles

Conceptos de Nómina

Asignaciones

  • Sueldo básico
  • Horas extras
  • Bonos de productividad
  • Comisiones por ventas
  • Bono de alimentación
  • Prima por antigüedad

Deducciones

  • Seguro Social Obligatorio (SSO)
  • Ley de Política Habitacional (LPH)
  • Impuesto Sobre la Renta (ISLR)
  • Préstamos de empresa
  • Adelantos de sueldo
  • Faltas injustificadas
Importante: Las tasas de deducciones legales se actualizan automáticamente según la legislación vigente.

Empleados en Nómina

Configura la información salarial de cada empleado:

Datos Salariales Básicos

  1. Salario base:
    Define el sueldo mensual o por hora según el tipo de contrato
  2. Tipo de contrato:
    Tiempo completo, medio tiempo, por horas, comisiones
  3. Fecha de ingreso:
    Para cálculo de antigüedad y beneficios proporcionales
  4. Cuenta bancaria:
    Datos para transferencia directa del salario

Asignaciones Especiales

Concepto Tipo Cálculo Ejemplo
Horas Extras Variable Hora normal × 1.5 Bs. 45.000
Comisión Ventas Variable % sobre ventas Bs. 120.000
Bono Productividad Fijo/Variable Según metas Bs. 80.000
Prima Antigüedad Fijo Días × sueldo diario Bs. 95.000

Procesamiento de Nómina

Sigue estos pasos para procesar la nómina de cada período:

Proceso Paso a Paso

  1. Revisar asistencia:
    Verifica que todos los empleados tengan registros de asistencia completos
  2. Cargar novedades:
    Ingresa horas extras, bonos, comisiones, faltas, permisos
  3. Verificar deducciones:
    Confirma préstamos, adelantos y otras deducciones especiales
  4. Ejecutar cálculo:
    El sistema calcula automáticamente todos los conceptos
  5. Revisar resultados:
    Verifica que todos los cálculos sean correctos
  6. Aprobar nómina:
    Confirma y aprueba la nómina para proceder al pago
  7. Generar recibos:
    Crea los recibos de pago para cada empleado
  8. Procesar pagos:
    Ejecuta las transferencias bancarias o prepara efectivo
Atención: Una vez aprobada la nómina, no se pueden hacer modificaciones. Revisa cuidadosamente antes de aprobar.

Cálculos y Fórmulas

Comprende cómo el sistema calcula cada concepto de nómina:

Importante: El sistema calcula automáticamente solo las horas extras desde asistencias. Los bonos, comisiones, SSO y LPH deben configurarse manualmente en "Configuración de Pagos".

Ejemplo de Cálculo Completo

Empleado: Juan Pérez
Salario Base: Bs. 500.000 mensuales

ASIGNACIONES:
Sueldo básico: Bs. 500.000,00
Horas extras (calculadas desde asistencias): Bs. 11.363,60
Bono (configurado manualmente): Bs. 50.000,00
Total Asignaciones: Bs. 561.363,60

DEDUCCIONES:
Préstamo empresa (con descuento automático): Bs. 25.000,00
Descuento (configurado manualmente): Bs. 10.000,00
Total Deducciones: Bs. 35.000,00

NETO A PAGAR: Bs. 526.363,60

Fórmulas Automáticas

Sueldo Diario

Sueldo Mensual ÷ 30 días

Hora Extra (Automático)

(Sueldo Diario ÷ 8 horas) × 1.5
Se calcula desde las asistencias

Configuración Manual

Los siguientes conceptos se registran manualmente en "Configuración de Pagos" para cada empleado:

  • Bonos: Productividad, alimentación, transporte, etc.
  • Comisiones: Por ventas o metas alcanzadas
  • Descuentos: SSO, LPH, FAOV, impuestos, etc.
  • Adelantos: Anticipos de salario
  • Préstamos: Descuentos automáticos configurables
Nota: El sistema no aplica automáticamente porcentajes de SSO (4%) o LPH (1%). Estos deben configurarse manualmente como descuentos recurrentes si se requieren.

Recibos de Pago

Genera recibos profesionales y detallados para cada empleado:

Contenido del Recibo

  • Encabezado: Datos de la empresa y período de pago
  • Datos del empleado: Nombre, cédula, cargo, fecha de ingreso
  • Asignaciones: Desglose detallado de todos los ingresos
  • Deducciones: Detalle de todos los descuentos aplicados
  • Neto a pagar: Monto final a recibir
  • Firma digital: Validación y autenticidad del documento

Opciones de Entrega

Email

Envío automático al correo personal del empleado en formato PDF.

WhatsApp

Notificación por WhatsApp con enlace seguro para descargar.

Impresión

Impresión física para entrega en mano al empleado.

Portal Empleado

Acceso desde el portal personal del empleado en cualquier momento.

Adelantos y Préstamos

Gestiona adelantos de sueldo y préstamos de empresa integrados con nómina:

Adelantos de Sueldo

  1. Solicitud del empleado:
    El empleado solicita adelanto especificando monto y motivo
  2. Evaluación automática:
    Sistema verifica disponibilidad según sueldo devengado
  3. Aprobación:
    Supervisor o administrador aprueba o rechaza la solicitud
  4. Descuento automático:
    Se descuenta automáticamente en la próxima nómina

Préstamos de Empresa

  • Monto máximo: Configurable según política de empresa
  • Plazo de pago: Definir cuotas mensuales automáticas
  • Intereses: Aplicar tasa de interés si corresponde
  • Garantías: Registro de garantías o avales
  • Seguimiento: Control de pagos y saldos pendientes
Nota: Los adelantos no pueden exceder el 40% del sueldo mensual según normativas laborales.

Reportes y Análisis

Genera reportes detallados para análisis financiero y cumplimiento legal:

Reportes Operativos

Resumen de Nómina

  • Total de empleados procesados
  • Monto total de asignaciones
  • Total de deducciones
  • Neto total a pagar

Por Empleado

  • Detalle individual completo
  • Histórico de pagos
  • Comparativo mensual
  • Proyección anual

Por Departamento

  • Costo total por área
  • Promedio salarial
  • Productividad vs costo
  • Análisis comparativo

Histórico

  • Evolución de costos
  • Tendencias salariales
  • Rotación de personal
  • Análisis de variaciones

Reportes Fiscales

  • Declaración ISLR: Retenciones mensuales por empleado
  • Aportes SSO: Contribuciones patronales y de empleados
  • Aportes LPH: Contribuciones a política habitacional
  • Resumen anual: Certificados de ingresos para empleados
  • Libro de salarios: Registro legal de pagos

Configuraciones Avanzadas

Personaliza el sistema según las necesidades específicas de tu empresa:

Políticas de Empresa

  • Períodos de pago: Semanal, quincenal, mensual
  • Días de gracia: Tolerancia para tardanzas
  • Horas extras: Límites y tasas de pago
  • Bonificaciones: Criterios y montos automáticos
  • Vacaciones: Cálculo y acumulación

Integraciones

Bancos

Integración con bancos para transferencias automáticas de nómina.

Contabilidad

Exportación automática de asientos contables.

Asistencia

Integración con sistema de control de asistencia.

RRHH

Sincronización con módulo de recursos humanos.

Solución de Problemas Comunes

Problemas Frecuentes

Error en cálculo de horas extras:
Verifica que las horas estén correctamente registradas en el sistema de asistencia.
Deducciones incorrectas:
Revisa que las tasas de SSO y LPH estén actualizadas según normativa vigente.
Recibos no generados:
Confirma que la nómina esté aprobada y que los datos del empleado estén completos.
Error en transferencias:
Verifica los datos bancarios del empleado y la conectividad con el banco.

Mejores Prácticas

  • Backup regular: Respalda la información de nómina mensualmente
  • Revisión previa: Siempre revisa los cálculos antes de aprobar
  • Documentación: Mantén registro de todas las novedades
  • Actualización legal: Mantente al día con cambios normativos
  • Capacitación: Entrena al personal en el uso del sistema