Gestión de Deudores

Control integral de cuentas por cobrar, seguimiento de pagos y recuperación de cartera

Contenido

¿Qué es la Gestión de Deudores?

El sistema de gestión de deudores te permite controlar y administrar todas las cuentas por cobrar de tu negocio. Registra deudas, fechas de vencimiento y pagos. Las notificaciones automáticas son limitadas (solo 2 por deuda vía Agenda). La cobranza activa la gestionas manualmente.

Registro de Deudores

Mantén un registro detallado de todos los clientes con deudas pendientes y su historial crediticio.

Control de Vencimientos

Registra fechas de vencimiento. Configura alertas manuales en Agenda para recordatorios.

Análisis de Riesgo

Evalúa el riesgo crediticio de cada cliente basado en su historial de pagos y comportamiento.

Gestión de Cobranza

Herramientas integradas para gestionar el proceso de cobranza y recuperación de cartera.

Registro de Deudas

Aprende cómo registrar nuevas deudas y gestionar la información de deudores:

Crear Nueva Deuda

  1. Accede al módulo:
    Ve a "Finanzas" → "Deudores" → "Nueva Deuda"
  2. Información del cliente:
    Selecciona cliente existente o registra uno nuevo con datos completos
  3. Detalles de la deuda:
    Monto, concepto, fecha de vencimiento, términos de pago
  4. Documentación:
    Adjunta facturas, contratos o documentos de respaldo
  5. Guardar deuda:
    Confirma la información y guarda el registro
  6. Configurar recordatorios (opcional):
    Ve a Agenda y crea una notificación especial para esta deuda manualmente

Tipos de Deuda

Ventas a Crédito

  • Productos vendidos con pago diferido
  • Plazos de 30, 60 o 90 días
  • Intereses por mora configurables
  • Límites de crédito por cliente

Servicios Prestados

  • Servicios facturados pendientes de pago
  • Contratos de servicios recurrentes
  • Mantenimientos y reparaciones
  • Consultorías y asesorías

Préstamos Otorgados

  • Préstamos a clientes o empleados
  • Adelantos de dinero
  • Financiamiento de compras
  • Créditos rotativos

Otras Obligaciones

  • Garantías cobradas
  • Depósitos pendientes de devolución
  • Multas y penalizaciones
  • Reembolsos por procesar
Consejo: Siempre documenta adecuadamente las deudas con contratos o facturas para facilitar el proceso de cobranza.

Control de Cartera

Monitorea y analiza el estado de tu cartera de clientes:

Dashboard de Cartera

Indicador Valor Estado Tendencia
Total Cartera Bs. 2.450.000 Activa +5.2%
Cartera Vencida Bs. 380.000 Vencida -2.1%
Cartera Crítica Bs. 125.000 Crítica +8.5%
Recuperación Mensual Bs. 890.000 Cobrado +12.3%

Clasificación por Antigüedad

Al Día (0-30 días)

RIESGO BAJO
  • Bs. 1.890.000 (77% de la cartera)
  • 145 clientes activos
  • Promedio de pago: 18 días

Vencida (31-60 días)

RIESGO MEDIO
  • Bs. 380.000 (15% de la cartera)
  • 28 clientes en mora
  • Requiere seguimiento activo

Crítica (+60 días)

RIESGO ALTO
  • Bs. 180.000 (8% de la cartera)
  • 12 clientes críticos
  • Acción legal requerida

Seguimiento de Pagos

Controla los pagos recibidos y gestiona los pendientes:

Registro de Pagos

  1. Localizar la deuda:
    Busca al cliente y selecciona la deuda específica a abonar
  2. Registrar pago:
    Ingresa monto, fecha, método de pago y referencia
  3. Aplicar descuentos:
    Aplica descuentos por pronto pago si corresponde
  4. Generar recibo:
    Emite recibo de pago automáticamente
  5. Actualizar saldo:
    El sistema actualiza automáticamente el saldo pendiente

Tipos de Pago

Pago Total

Cliente cancela completamente la deuda en una sola transacción.

Pago Parcial

Abono parcial que reduce el saldo pendiente de la deuda.

Pago Programado

Pagos acordados en fechas específicas según plan de pagos.

Pago con Descuento

Pago anticipado con descuento por pronto pago aplicado.

Métodos de Pago Aceptados

  • Efectivo: Pagos en efectivo con recibo manual o digital
  • Transferencia bancaria: Pagos por transferencia con comprobante
  • Pago móvil: Pagos por aplicaciones bancarias móviles
  • Tarjeta de crédito/débito: Pagos con tarjetas bancarias
  • Cheques: Pagos con cheques (sujeto a confirmación)
  • Criptomonedas: Pagos en Bitcoin, USDT u otras criptomonedas

Gestión de Cobranza

El sistema envía notificaciones automáticas básicas. El resto de la cobranza la gestionas manualmente:

Notificaciones Automáticas Limitadas: El sistema SOLO envía 2 notificaciones automáticas por Agenda: una días antes del vencimiento (según configures) y otra el día del vencimiento. El sistema NO envía SMS masivos, solo usa email y WhatsApp según tu configuración.

Notificaciones Automáticas (Agenda)

Configuras las notificaciones manualmente en la sección de Agenda:

  1. Crear notificación:
    En Agenda, creas una notificación especial para cada deuda
  2. Configurar fecha y anticipación:
    Defines la fecha de vencimiento y cuántos días antes quieres la alerta (ej: 5 días antes)
  3. Primera notificación automática:
    X días antes del vencimiento (según configuraste) - Solo alerta interna en dashboard
  4. Segunda notificación automática:
    El día del vencimiento - Solo alerta interna en dashboard

Gestión Manual de Cobranza

Todas las demás gestiones de cobranza las haces manualmente:

  • Contacto por WhatsApp: Envías mensajes personalizados manualmente
  • Correos electrónicos: Envías emails de cobranza desde tu correo
  • Llamadas telefónicas: Gestionas llamadas y registras resultados
  • Planes de pago: Negocias y registras manualmente los acuerdos
  • Seguimiento de mora: Actualizas manualmente el estado de cada deuda
Sin Envío Masivo: El sistema NO tiene funcionalidad de envío masivo de SMS, ni plantillas de email automáticas, ni integración de WhatsApp Business con mensajes programados. Todo contacto con deudores es manual.

Registro de Gestiones

Puedes registrar manualmente en el sistema:

  • Notas sobre cada contacto realizado
  • Compromisos de pago acordados
  • Actualización del estado de la deuda
  • Registro de pagos parciales

Análisis de Riesgo

Evalúa el riesgo crediticio de tus clientes para tomar decisiones informadas:

Factores de Riesgo

Historial de Pagos

  • Puntualidad en pagos anteriores
  • Frecuencia de moras
  • Montos promedio de deuda
  • Tiempo de relación comercial

Capacidad Financiera

  • Ingresos declarados
  • Estabilidad laboral
  • Otras obligaciones
  • Patrimonio disponible

Perfil del Cliente

  • Tipo de cliente (persona/empresa)
  • Sector económico
  • Antigüedad del negocio
  • Referencias comerciales

Comportamiento

  • Comunicación proactiva
  • Cumplimiento de compromisos
  • Transparencia en dificultades
  • Disposición a negociar

Clasificación de Riesgo

Categoría Descripción Límite de Crédito Condiciones
A - EXCELENTE
 Historial perfecto, alta capacidad de pago Hasta Bs. 1.000.000 90 días, sin garantías
B - BUENO
 Buen historial, capacidad de pago estable Hasta Bs. 500.000 60 días, garantía opcional
C - REGULAR
 Historial variable, capacidad limitada Hasta Bs. 200.000 30 días, garantía requerida
D - MALO
 Historial deficiente, alto riesgo Hasta Bs. 50.000 15 días, pago anticipado
E - CRÍTICO
 Múltiples incumplimientos Sin crédito Solo contado

Reportes y Estadísticas

Genera reportes detallados para análisis financiero y toma de decisiones:

Reportes Operativos

Estado de Cartera

  • Resumen por cliente
  • Antigüedad de saldos
  • Clasificación por riesgo
  • Proyección de cobros

Vencimientos

  • Vencimientos del día
  • Próximos 30 días
  • Calendario de cobros
  • Alertas de vencimiento

Cobranza

  • Gestiones realizadas
  • Efectividad por canal
  • Recuperación mensual
  • Costos de cobranza

Mora

  • Clientes en mora
  • Montos vencidos
  • Días promedio de mora
  • Tendencias de morosidad

Análisis Financiero

  • Rotación de cartera: Velocidad de recuperación de cuentas por cobrar
  • Días de venta pendientes: Tiempo promedio de cobro
  • Provisión para incobrables: Reservas necesarias por riesgo de pérdida
  • Rentabilidad por cliente: Análisis costo-beneficio de cada cliente
  • Flujo de caja proyectado: Estimación de ingresos futuros

Indicadores Clave (KPIs)

Indicador Fórmula Meta Actual
% Cartera Vencida Cartera Vencida / Cartera Total < 5% 15.5%
Días Promedio de Cobro Cartera Promedio / Ventas Diarias < 45 días 38 días
Efectividad de Cobranza Cobros / Gestiones Realizadas > 70% 65%
Rotación de Cartera Ventas Anuales / Cartera Promedio > 8 veces 9.6 veces

Configuraciones del Sistema

Personaliza el sistema según las políticas de crédito de tu empresa:

Políticas de Crédito

  • Límites de crédito: Montos máximos por categoría de cliente
  • Plazos de pago: Términos estándar (15, 30, 60, 90 días)
  • Tasas de interés: Intereses por mora y financiamiento
  • Descuentos: Descuentos por pronto pago
  • Garantías: Requisitos de garantías según monto

Automatizaciones

Alertas

  • Vencimientos próximos
  • Límites de crédito excedidos
  • Clientes en mora crítica
  • Metas de cobranza

Comunicaciones

  • Recordatorios automáticos
  • Estados de cuenta
  • Confirmaciones de pago
  • Notificaciones de mora

Cálculos

  • Intereses por mora
  • Descuentos por pronto pago
  • Provisiones contables
  • Comisiones de cobranza

Integraciones

  • Sistema contable
  • Bancos y pagos
  • CRM de clientes
  • Reportes fiscales

Solución de Problemas Comunes

Problemas Frecuentes

Cliente no recibe recordatorios:
Verifica que los datos de contacto estén actualizados y que no esté en lista de no molestar.
Pagos no se reflejan automáticamente:
Confirma la integración bancaria y que el número de referencia coincida con el registrado.
Intereses calculados incorrectamente:
Revisa la configuración de tasas de interés y que las fechas de vencimiento sean correctas.
Cliente disputa la deuda:
Revisa la documentación de respaldo y considera mediación antes de acciones legales.

Mejores Prácticas

  • Documentación completa: Siempre respalda las deudas con documentos legales
  • Comunicación clara: Mantén términos y condiciones transparentes
  • Seguimiento proactivo: No esperes al vencimiento para hacer seguimiento
  • Flexibilidad: Considera planes de pago para clientes con dificultades
  • Análisis regular: Revisa periódicamente las políticas de crédito

Contacto de Soporte

Para asistencia con la gestión de deudores:

  • Soporte técnico: Problemas con el sistema
  • Asesoría legal: Aspectos legales de cobranza
  • Consultoría financiera: Optimización de políticas de crédito
  • Capacitación: Entrenamiento en técnicas de cobranza