Inventario UEPS (LIFO)

Sistema de inventario obligatorio por SENIAT - Últimas Entradas, Primeras Salidas

Contenido

¿Qué es el Inventario UEPS?

UEPS significa "Últimas Entradas, Primeras Salidas" (en inglés LIFO - Last In, First Out). Es un método de valoración de inventario donde los productos que entraron más recientemente son los primeros en salir cuando se hace una venta.

Flujo UEPS

Los productos más nuevos se venden primero, manteniendo los más antiguos en stock.

Cálculo Automático

El sistema calcula automáticamente costos y valores según el método UEPS.

Trazabilidad Total

Cada movimiento queda registrado con fecha, cantidad, costo y responsable.

Cumplimiento Legal

Cumple con todas las normativas fiscales venezolanas del SENIAT.

Ejemplo Práctico UEPS

Ejemplo: Tienes una tienda de zapatos:
• 1 enero: Compras 10 pares a $20 cada uno
• 15 enero: Compras 5 pares a $25 cada uno
• 20 enero: Vendes 3 pares

Con UEPS: Los 3 pares vendidos salen de la compra del 15 enero ($25 cada uno), porque fueron los últimos en entrar.

Importancia Legal en Venezuela

En Venezuela, el SENIAT exige el uso del método UEPS para ciertos tipos de inventario:

Normativas Aplicables

Ley de ISLR

Artículo 174: Establece métodos permitidos de valoración de inventario.

Providencia SENIAT

SNAT-2005-0056: Regula la aplicación del método UEPS.

Declaraciones

Obligatorio para declaraciones de ISLR y reportes fiscales.

Fiscalizaciones

SENIAT puede solicitar reportes detallados del inventario UEPS.

Importante: No usar el método UEPS cuando es obligatorio puede resultar en multas y sanciones del SENIAT. El sistema TuQR te ayuda a cumplir automáticamente con esta normativa.

¿Cuándo es Obligatorio UEPS?

  • Empresas con inventario de productos perecederos
  • Comercios con alta rotación de mercancía
  • Empresas que manejan productos con variación de precios
  • Negocios sujetos a fiscalización especial

Configuración Inicial

Antes de usar el inventario UEPS, debes configurar algunos parámetros básicos:

Activar el Inventario UEPS

  1. Ve a configuración de inventario:
    En el menú principal, busca "Inventario" y haz clic en "Configuración"
  2. Activa el método UEPS:
    Marca la casilla "Usar método UEPS (LIFO)" en la configuración
  3. Configura unidades de medida:
    Define las unidades que usarás: piezas, kilos, litros, metros, etc.
  4. Establece alertas de stock:
    Define cuándo el sistema debe alertarte sobre stock bajo
  5. Configura permisos:
    Decide quién puede hacer entradas, salidas y ajustes de inventario

Configuraciones Importantes

Stock Mínimo

Cantidad mínima antes de recibir alerta de reposición.

Stock Máximo

Cantidad máxima recomendada para evitar sobrestock.

Redondeo de Costos

Número de decimales para cálculos de costos (recomendado: 4).

Período de Auditoría

Frecuencia de revisión y auditoría del inventario.

Agregar Productos al Inventario

Para que un producto use el sistema UEPS, debe estar registrado en el inventario:

Crear Producto con Inventario UEPS

  1. Ve a gestión de productos:
    En el menú principal, haz clic en "Productos" → "Agregar Producto"
  2. Llena información básica:
    Nombre, descripción, categoría, código de barras (opcional)
  3. Activa control de inventario:
    Marca la casilla "Controlar inventario con método UEPS"
  4. Define unidad de medida:
    Selecciona: pieza, kilo, litro, metro, caja, etc.
  5. Establece stock inicial:
    Si ya tienes productos, registra la cantidad y costo inicial
  6. Configura alertas:
    Define stock mínimo y máximo para este producto específico

Información Requerida

Campo Obligatorio Descripción
Nombre del Producto ✅ Sí Nombre comercial del producto
Código/SKU ⚠️ Recomendado Código único para identificación
Unidad de Medida ✅ Sí Cómo se cuenta el producto
Stock Inicial ⚠️ Si tienes Cantidad actual en inventario
Costo Inicial ⚠️ Si tienes stock Costo unitario del stock inicial
Stock Mínimo ⚠️ Recomendado Alerta cuando llegue a esta cantidad
Consejo: Si ya tienes productos en stock, es mejor hacer un inventario físico completo antes de activar el sistema UEPS.

Registrar Entradas de Stock

Cada vez que compres o recibas mercancía, debes registrar la entrada en el sistema:

Proceso de Entrada de Stock

  1. Ve a inventario:
    En el menú principal, haz clic en "Inventario" → "Entradas de Stock"
  2. Selecciona el producto:
    Busca y selecciona el producto al que agregarás stock
  3. Ingresa los datos:
    Cantidad recibida, costo unitario, fecha de entrada, proveedor
  4. Agrega documentos (opcional):
    Sube la factura de compra, guía de despacho, etc.
  5. Confirma la entrada:
    Revisa los datos y haz clic en "Registrar Entrada"

Datos de la Entrada

Fecha de Entrada

Fecha real cuando recibiste la mercancía (puede ser diferente a hoy).

Cantidad

Cantidad exacta recibida en la unidad de medida del producto.

Costo Unitario

Precio que pagaste por cada unidad (sin IVA si manejas precios sin IVA).

Proveedor

Quién te vendió la mercancía (opcional pero recomendado).

Ejemplo de Entrada

Ejemplo: Tienda de ropa
• Producto: Camisa Polo Azul Talla M
• Fecha: 15/01/2025
• Cantidad: 20 piezas
• Costo unitario: $15.00
• Proveedor: Textiles ABC
• Total: $300.00

Resultado: El sistema crea un "lote" UEPS con estas 20 camisas a $15 cada una.

Registrar Salidas de Stock

Las salidas pueden ser automáticas (por ventas) o manuales (por otros motivos):

Salidas Automáticas por Ventas

Cuando vendes un producto, el sistema automáticamente:

  • Reduce el stock usando el método UEPS
  • Toma los productos del lote más reciente primero
  • Calcula el costo de venta basado en el costo UEPS
  • Registra el movimiento con fecha y hora exacta

Salidas Manuales

Para salidas por otros motivos (daños, regalos, uso interno):

  1. Ve a salidas manuales:
    En "Inventario" → "Salidas de Stock" → "Nueva Salida Manual"
  2. Selecciona el producto:
    Busca el producto del cual sacarás stock
  3. Define motivo y cantidad:
    Especifica por qué sale el producto y cuánto
  4. Confirma la salida:
    El sistema aplicará UEPS automáticamente

Motivos de Salida Manual

Producto Dañado

Mercancía que se dañó y no se puede vender.

Regalo/Muestra

Productos dados como regalo o muestra gratis.

Uso Interno

Productos usados en el negocio (limpieza, oficina, etc.).

Devolución a Proveedor

Mercancía devuelta al proveedor por defectos.

Cálculo UEPS Automático: El sistema siempre toma primero los productos del lote más reciente. Si no hay suficiente en ese lote, toma del siguiente más reciente, y así sucesivamente.

Ajustes de Inventario

Cuando hay diferencias entre el stock del sistema y el stock físico real:

¿Cuándo Hacer Ajustes?

  • Después de un conteo físico de inventario
  • Cuando encuentras productos perdidos o robados
  • Al corregir errores de registro anteriores
  • Por deterioro o vencimiento de productos

Proceso de Ajuste

  1. Haz conteo físico:
    Cuenta físicamente todos los productos del tipo que vas a ajustar
  2. Ve a ajustes:
    En "Inventario" → "Ajustes de Inventario" → "Nuevo Ajuste"
  3. Selecciona producto:
    Elige el producto que necesita ajuste
  4. Ingresa cantidad real:
    Escribe la cantidad que realmente tienes físicamente
  5. Especifica motivo:
    Explica por qué hay diferencia (robo, daño, error, etc.)
  6. Confirma ajuste:
    El sistema calculará la diferencia y ajustará el stock

Tipos de Ajuste

Ajuste Positivo

Cuando tienes más productos físicos que en el sistema.

El sistema agregará stock con costo promedio.

Ajuste Negativo

Cuando tienes menos productos físicos que en el sistema.

El sistema reducirá stock usando método UEPS.
Importante: Los ajustes de inventario afectan tus costos y utilidades. Siempre documenta bien el motivo del ajuste para auditorías futuras.

Reportes UEPS

El sistema genera reportes detallados para cumplir con requisitos fiscales y de gestión:

Reportes Disponibles

Inventario Valorizado

Stock actual con valores según método UEPS.

Requerido para declaraciones fiscales.

Movimientos de Inventario

Todas las entradas y salidas con detalles UEPS.

Útil para auditorías y control interno.

Costo de Ventas UEPS

Costo de productos vendidos según UEPS.

Para cálculo de utilidades y ISLR.

Rotación de Inventario

Análisis de qué tan rápido se mueve cada producto.

Para optimizar compras y stock.

Generar Reportes

  1. Ve a reportes:
    En "Inventario" → "Reportes" → Selecciona el tipo de reporte
  2. Define período:
    Selecciona fechas desde/hasta o usa períodos predefinidos
  3. Filtra productos (opcional):
    Puedes generar reporte de todos los productos o solo algunos
  4. Genera reporte:
    PDF para imprimir o ver en pantalla
  5. Genera y descarga:
    El sistema procesará y te dará el archivo para descargar
Reportes de Gestión: Los reportes generados por TuQR son útiles para tu gestión interna y como base para la preparación de documentos fiscales. Para fiscalizaciones oficiales del SENIAT, consulta con tu contador.

Auditoría y Trazabilidad

El sistema mantiene un registro completo de todos los movimientos para auditorías:

Información de Auditoría

Usuario Responsable

Quién hizo cada movimiento de inventario.

Fecha y Hora Exacta

Cuándo se realizó cada operación.

IP y Dispositivo

Desde dónde se hizo la operación.

Documentos Adjuntos

Facturas, guías, fotos de respaldo.

Consultar Auditoría

  1. Ve a auditoría:
    En "Inventario" → "Auditoría y Trazabilidad"
  2. Filtra por criterios:
    Producto, usuario, fecha, tipo de movimiento
  3. Revisa detalles:
    Haz clic en cualquier movimiento para ver detalles completos
  4. Exporta si necesitas:
    Puedes exportar el log de auditoría para análisis externo
Seguridad: Los registros de auditoría no se pueden modificar ni eliminar, garantizando la integridad de la información.

Integración con Ventas

El inventario UEPS se integra automáticamente con el sistema de ventas:

Proceso Automático de Venta

  1. Cliente hace pedido:
    A través de la tienda online, chat, o venta directa
  2. Sistema verifica stock:
    Confirma que hay suficiente inventario disponible
  3. Se procesa la venta:
    Se crea la orden de venta y se confirma el pago
  4. Salida automática UEPS:
    El sistema reduce stock usando el método UEPS automáticamente
  5. Actualización en tiempo real:
    Stock disponible se actualiza inmediatamente

Beneficios de la Integración

Automático

No necesitas hacer nada manual, todo se actualiza solo.

Previene Sobreventa

No puedes vender más de lo que tienes en stock.

Costo Real

Conoces el costo real de cada venta según UEPS.

Utilidad Exacta

Calculas utilidades reales con costos UEPS precisos.

Magia del Sistema: Tú solo te preocupas por vender. El sistema se encarga automáticamente de todos los cálculos UEPS, cumplimiento fiscal y control de inventario.

Mejores Prácticas

Consejos para usar eficientemente el sistema de inventario UEPS:

Gestión Diaria

Registro Diario

  • Registra entradas el mismo día que lleguen
  • No acumules facturas para registrar después
  • Revisa alertas de stock bajo diariamente

Verificación

  • Verifica cantidades antes de registrar
  • Confirma precios con facturas
  • Revisa que el producto sea correcto

Documentación

  • Guarda todas las facturas de compra
  • Fotografía productos dañados
  • Documenta motivos de ajustes

Capacitación

  • Entrena a tu personal en el uso del sistema
  • Define quién puede hacer qué operaciones
  • Revisa movimientos periódicamente

Controles Recomendados

  1. Conteo físico mensual:
    Cuenta físicamente al menos tus productos más importantes cada mes
  2. Revisión de reportes:
    Revisa semanalmente reportes de movimientos y rotación
  3. Backup de datos:
    Asegúrate de que se respalden los datos de inventario regularmente
  4. Auditoría trimestral:
    Cada 3 meses, haz una revisión completa del inventario
Consejo de Experto: El inventario UEPS es más preciso cuando registras movimientos en tiempo real. No esperes al final del día o de la semana.

Solución de Problemas

Soluciones a problemas comunes del inventario UEPS:

Problemas Frecuentes

Stock Negativo

  • Verifica si hay ventas sin registrar entradas
  • Revisa ajustes de inventario recientes
  • Haz un conteo físico y ajusta
  • Verifica que no haya errores de registro

Costos Incorrectos

  • Verifica que los costos de entrada sean correctos
  • Revisa si hay ajustes que afecten el cálculo
  • Confirma que el método UEPS esté activo
  • Contacta soporte si persiste

No se Actualiza Stock

  • Verifica tu conexión a internet
  • Actualiza la página del navegador
  • Revisa si hay errores en la consola
  • Intenta desde otro dispositivo

Error en Reportes

  • Verifica las fechas del período
  • Reduce el rango de fechas si es muy amplio
  • Intenta con menos productos
  • Usa otro formato (PDF en lugar de Excel)

¿Cuándo Contactar Soporte?

  • Cuando los cálculos UEPS no coinciden con tus cálculos manuales
  • Si hay errores que no puedes corregir con ajustes
  • Cuando necesites migrar datos de otro sistema
  • Si requieres reportes especiales para auditorías
Soporte Especializado: Nuestro equipo de soporte está capacitado en normativas fiscales venezolanas y puede ayudarte con cualquier duda sobre el cumplimiento del método UEPS.