Gestión de Empleados
Sistema completo para administrar tu equipo de trabajo, roles, permisos y productividad
Contenido
¿Qué es la Gestión de Empleados?
Esta sección te ayuda a manejar todo lo relacionado con tus trabajadores. Puedes agregar empleados nuevos, decidir qué pueden hacer en el sistema, controlar sus horarios y ver cómo trabajan. Todo está en un solo lugar para que sea fácil.
Registro de Empleados
Agrega empleados con información completa: datos personales, contacto, cargo y fecha de ingreso.
Roles y Permisos
Define roles específicos y asigna permisos granulares para cada empleado según su función.
Control de Horarios
Gestiona horarios de trabajo, turnos, horas extras y control de asistencia.
Productividad
Monitorea el rendimiento, ventas realizadas y metas alcanzadas por cada empleado.
Agregar Nuevos Empleados
Para incorporar un nuevo miembro a tu equipo, sigue estos pasos:
-
Entra a la sección de empleados:
En el menú de la izquierda, busca "Empleados" (tiene un ícono de personas) y haz clic. Luego haz clic en "Agregar Empleado" -
Información personal:
Completa: nombre completo, cédula, fecha de nacimiento, dirección -
Información de contacto:
Agrega: teléfono, email, contacto de emergencia -
Información laboral:
Define: cargo, departamento, fecha de ingreso, salario base -
Decidir qué puede hacer:
Elige qué tipo de trabajo hará (Administrador, Gerente, Cajero, etc.) y marca las casillas de lo que puede hacer en el sistema -
Crear su usuario y contraseña:
Si el empleado va a usar el sistema, créale un usuario (email) y una contraseña para que pueda entrar
Roles y Permisos
El sistema de roles te permite controlar exactamente qué puede hacer cada empleado:
Roles Predefinidos
Administrador
- Acceso completo al sistema
- Gestión de empleados
- Configuraciones avanzadas
- Reportes financieros
Gerente
- Gestión de productos
- Control de inventario
- Supervisión de ventas
- Reportes de equipo
Cajero
- Procesar ventas
- Gestionar caja
- Consultar productos
- Atención al cliente
Almacenista
- Control de inventario
- Recepción de mercancía
- Despacho de pedidos
- Reportes de stock
Permisos Específicos
Además de los roles, puedes asignar permisos específicos:
- Ventas: Crear, modificar, cancelar ventas
- Productos: Agregar, editar, eliminar productos
- Clientes: Gestionar base de datos de clientes
- Reportes: Acceso a diferentes tipos de reportes
- Configuración: Modificar configuraciones del sistema
- Empleados: Gestionar otros empleados
Control de Horarios y Asistencia
Gestiona los horarios de trabajo y controla la asistencia de tu equipo:
Configuración de Horarios
-
Define turnos de trabajo:
Crea turnos: mañana (8:00-16:00), tarde (16:00-24:00), noche (24:00-8:00) -
Asigna horarios a empleados:
Configura horario fijo o rotativo para cada empleado -
Establece días laborales:
Define qué días de la semana trabaja cada empleado -
Configura tolerancias:
Establece márgenes de entrada y salida (ej: 15 minutos)
Registro de Asistencia
Marcaje Manual
Los empleados marcan entrada y salida desde el sistema con su usuario y contraseña.
Código QR
Marcaje rápido escaneando código QR desde dispositivos móviles.
Geolocalización
Verificación de ubicación para asegurar que el marcaje se hace desde el local.
Foto de Verificación
Captura opcional de foto al marcar para mayor seguridad.
Gestión de Ausencias
- Vacaciones: Solicitud y aprobación de días de vacaciones
- Permisos: Gestión de permisos médicos, personales, etc.
- Incapacidades: Registro de incapacidades médicas
- Faltas: Control de ausencias no justificadas
Seguimiento de Productividad
Monitorea el rendimiento y productividad de cada empleado:
Métricas de Ventas
Ventas Realizadas
- Monto total vendido
- Número de transacciones
- Ticket promedio
- Productos más vendidos
Metas y Objetivos
- Metas mensuales de ventas
- Objetivos por producto
- Comisiones ganadas
- Porcentaje de cumplimiento
Atención al Cliente
- Clientes atendidos
- Tiempo promedio de atención
- Satisfacción del cliente
- Quejas y reclamos
Eficiencia
- Puntualidad
- Horas trabajadas
- Productividad por hora
- Tareas completadas
Reportes de Rendimiento
- Reporte diario: Resumen de actividades del día
- Reporte semanal: Análisis de productividad semanal
- Reporte mensual: Evaluación completa del mes
- Comparativo: Comparación entre empleados
- Tendencias: Análisis de tendencias de rendimiento
Gestión de Información del Empleado
Mantén actualizada toda la información de tus empleados:
Expediente Digital
- Documentos personales: Cédula, pasaporte, licencia
- Documentos laborales: Contrato, carta de recomendación
- Certificaciones: Títulos, cursos, capacitaciones
- Evaluaciones: Historial de evaluaciones de desempeño
- Disciplinarias: Amonestaciones, sanciones, reconocimientos
Actualización de Datos
-
Accede al perfil del empleado:
Busca al empleado en la lista y haz clic en "Ver perfil" -
Selecciona la sección a editar:
Datos personales, laborales, contacto, etc. -
Realiza los cambios necesarios:
Actualiza la información que requiera modificación -
Guarda los cambios:
Confirma las modificaciones y guarda el registro
Comunicación Interna
Facilita la comunicación entre empleados y administración:
Canales de Comunicación
Anuncios
Publica anuncios generales para todo el equipo sobre políticas, eventos o cambios.
Mensajes Directos
Envía mensajes privados a empleados específicos para comunicaciones personales.
Calendario Compartido
Comparte eventos, reuniones, capacitaciones y fechas importantes.
Documentos Compartidos
Comparte manuales, políticas, procedimientos y documentos importantes.
Solicitudes y Aprobaciones
- Solicitud de vacaciones: Los empleados pueden solicitar días libres
- Solicitud de permisos: Gestión de permisos especiales
- Cambios de horario: Solicitudes de modificación de turnos
- Capacitaciones: Solicitudes para cursos y entrenamientos
Reportes y Análisis
Genera reportes detallados sobre tu equipo de trabajo:
Reportes Disponibles
Reporte de Asistencia
- Registro de asistencias por empleado
- Horas trabajadas
- Ausencias registradas
- Filtros por fecha y empleado
Reporte de Prestaciones
- Cálculo de prestaciones sociales
- Antigüedad del empleado
- Montos acumulados
- Por empleado o general
Reporte Individual
- Datos completos del empleado
- Historial de nóminas
- Evaluaciones registradas
- Información de contrato
Configuraciones del Sistema
Personaliza el módulo de empleados según las necesidades de tu negocio:
Configuraciones Generales
- Campos personalizados: Agrega campos específicos para tu industria
- Políticas de empresa: Define políticas de asistencia, vacaciones, etc.
- Niveles de aprobación: Configura quién puede aprobar qué solicitudes
- Notificaciones: Configura alertas automáticas para eventos importantes
Integraciones
- Sistema de nómina: Integración con el módulo de nómina
- Control de acceso: Integración con sistemas de seguridad
- Comunicaciones: Integración con email y SMS
- Reportes externos: Exportación a sistemas contables
Solución de Problemas Comunes
Problemas Frecuentes
Verifica que tenga permisos activos y que esté dentro del horario permitido.
Confirma que el empleado haya marcado tanto entrada como salida correctamente.
Verifica que el rol esté correctamente asignado y que los permisos estén actualizados.
Revisa el rango de fechas seleccionado y los filtros aplicados al reporte.
Contacto de Soporte
Si necesitas ayuda adicional con la gestión de empleados:
- Consulta la documentación técnica
- Contacta al soporte técnico
- Revisa los tutoriales en video
- Participa en los foros de la comunidad