Órdenes y Checkout

Proceso completo de compra desde el carrito hasta la entrega

Contenido

¿Qué son las Órdenes?

Una orden es una solicitud de compra que hace un cliente en tu tienda. Incluye los productos seleccionados, cantidades, datos de entrega, método de pago y toda la información necesaria para procesar la venta desde el inicio hasta la entrega final.

Carrito de Compras

Los clientes agregan productos y proceden al checkout cuando están listos.

Proceso de Pago

Sistema seguro para procesar pagos con múltiples métodos disponibles.

Gestión de Entregas

Control completo del proceso de envío y entrega de productos.

Seguimiento Total

Tanto tú como el cliente pueden seguir el estado de la orden en tiempo real.

Flujo Completo de una Orden

Proceso típico:
1. Cliente navega tu tienda → 2. Agrega productos al carrito → 3. Procede al checkout
4. Llena datos de entrega → 5. Selecciona método de pago → 6. Confirma la orden
7. Tú recibes notificación → 8. Procesas la orden → 9. Envías productos → 10. Cliente recibe

Proceso de Checkout

El checkout es el proceso donde el cliente finaliza su compra. Debe ser simple y seguro:

Pasos del Checkout

  1. Revisión del carrito:
    Cliente ve productos, cantidades, precios y puede hacer cambios finales
  2. Información de contacto:
    Nombre completo, email, teléfono para comunicación
  3. Dirección de entrega:
    Dirección completa, referencias, instrucciones especiales
  4. Método de envío:
    Delivery, retiro en tienda, envío nacional, etc.
  5. Método de pago:
    Efectivo, transferencia, tarjeta, pago móvil
  6. Confirmación final:
    Resumen completo y confirmación de la orden

Información Requerida

Datos Personales

  • Nombre completo
  • Email válido
  • Teléfono de contacto
  • Cédula (opcional)

Dirección

  • Dirección completa
  • Ciudad y estado
  • Código postal
  • Referencias/puntos de referencia

Entrega

  • Método de envío preferido
  • Horario de entrega
  • Instrucciones especiales
  • Persona que recibe

Pago

  • Método de pago
  • Datos del pago (si aplica)
  • Comprobante (si es transferencia)
  • Términos y condiciones
Seguridad: Todos los datos del checkout están cifrados y protegidos. Los clientes pueden comprar con confianza.

Estados de las Órdenes

Cada orden pasa por diferentes estados desde que se crea hasta que se completa:

Estados Principales

Pendiente

Descripción: Orden recién creada, esperando confirmación de pago.

Acción: Verificar pago y confirmar orden.

Confirmada

Descripción: Pago verificado, orden lista para procesar.

Acción: Preparar productos para envío.

Procesando

Descripción: Productos siendo preparados y empacados.

Acción: Empacar productos y preparar envío.

Enviada

Descripción: Productos enviados, en camino al cliente.

Acción: Seguimiento de entrega.

Entregada

Descripción: Productos entregados exitosamente al cliente.

Acción: Solicitar calificación y feedback.

Cancelada

Descripción: Orden cancelada por cliente o problemas de pago.

Acción: Procesar reembolso si aplica.

Cambio de Estados

  1. Actualizar estado manualmente:
    Ve a "Órdenes" → Selecciona la orden → Cambia estado
  2. Notificación automática:
    El cliente recibe email/SMS automáticamente al cambiar estado
  3. Agregar notas:
    Puedes agregar comentarios sobre el progreso de la orden
  4. Subir evidencia:
    Fotos del empaque, guía de envío, comprobante de entrega

Gestión de Órdenes

Desde tu página principal puedes administrar todas las órdenes de manera eficiente:

Panel de Órdenes

  1. Ve a gestión de órdenes:
    En el menú principal, haz clic en "Órdenes"
  2. Filtra órdenes:
    Por estado, fecha, cliente, método de pago, etc.
  3. Ver detalles:
    Haz clic en cualquier orden para ver información completa
  4. Actualizar estado:
    Cambia el estado según el progreso de la orden
  5. Comunicarte con cliente:
    Envía mensajes o llama directamente desde la orden

Información de cada Orden

Productos

  • Lista completa de productos
  • Cantidades y precios
  • Subtotales y total
  • Descuentos aplicados

Cliente

  • Datos de contacto completos
  • Historial de compras
  • Preferencias de entrega
  • Notas especiales

Entrega

  • Dirección de entrega
  • Método de envío
  • Fecha estimada
  • Costo de envío

Pago

  • Método de pago usado
  • Estado del pago
  • Comprobantes adjuntos
  • Fecha de pago

Acciones Rápidas

Para cada orden puedes:

  • Imprimir orden: Para preparar productos físicamente
  • Generar factura: Documento fiscal para el cliente
  • Enviar mensaje: Comunicarte directamente con el cliente
  • Duplicar orden: Para clientes que repiten compras
  • Exportar datos: Para análisis o sistemas externos
Notificaciones: Recibes notificaciones en tiempo real cuando llegan nuevas órdenes o hay cambios importantes.

Métodos de Pago

El sistema soporta múltiples métodos de pago para facilitar las compras:

Métodos Disponibles

Efectivo

  • Cuándo: Pago contra entrega
  • Ventaja: No requiere verificación previa
  • Desventaja: Riesgo de no pago
  • Recomendado: Clientes conocidos

Transferencia Bancaria

  • Cuándo: Pago antes de envío
  • Ventaja: Pago garantizado
  • Proceso: Cliente envía comprobante
  • Verificación: Manual por ti

Pago Móvil

  • Cuándo: Pagos rápidos
  • Ventaja: Inmediato y fácil
  • Proceso: Cliente envía captura
  • Popular: Muy usado en Venezuela

Criptomonedas

  • Cuándo: Pagos internacionales
  • Ventaja: Sin intermediarios
  • Monedas: Bitcoin, USDT, etc.
  • Verificación: Blockchain

Configurar Métodos de Pago

  1. Ve a configuración de pagos:
    En "Gestión de Tiendas" → "Métodos de Pago"
  2. Activa métodos deseados:
    Marca las casillas de los métodos que aceptas
  3. Configura datos bancarios:
    Agrega números de cuenta, nombres, bancos
  4. Establece políticas:
    Tiempo límite para pago, instrucciones especiales
  5. Prueba el proceso:
    Haz una compra de prueba para verificar funcionamiento

Verificación de Pagos

Para pagos que requieren verificación manual:

  • Transferencias: Verifica monto, fecha, cuenta origen
  • Pago móvil: Confirma número, monto, referencia
  • Criptomonedas: Verifica transacción en blockchain
  • Efectivo: Confirma al momento de entrega
Importante: Siempre verifica los pagos antes de enviar productos. Los pagos falsos son comunes en comercio electrónico.

Envíos y Entregas

Gestiona eficientemente el proceso de envío y entrega de productos:

Tipos de Entrega

Delivery Propio

  • Entregas en la misma ciudad
  • Control total del proceso
  • Tiempos de entrega rápidos
  • Costo variable por zona

Retiro en Tienda

  • Cliente recoge personalmente
  • Sin costo de envío
  • Horarios de atención definidos
  • Verificación de identidad

Envío Nacional

  • A través de empresas de envío
  • Cobertura nacional
  • Tiempos variables (2-7 días)
  • Costo según peso y destino

Envío Internacional

  • Para clientes en el exterior
  • Documentación especial
  • Tiempos largos (7-30 días)
  • Costos elevados

Configurar Zonas de Entrega

  1. Define zonas de cobertura:
    Divide tu ciudad en zonas según distancia y accesibilidad
  2. Establece costos por zona:
    Zona 1: $2, Zona 2: $3, Zona 3: $5, etc.
  3. Configura tiempos de entrega:
    Zona 1: 2-4 horas, Zona 2: 4-8 horas, etc.
  4. Define horarios de entrega:
    Lunes a Viernes 9AM-6PM, Sábados 9AM-2PM
  5. Establece monto mínimo:
    Pedido mínimo para delivery gratuito

Proceso de Envío

Cuando una orden está lista para enviar:

  • Empaca productos: Usa materiales adecuados para proteger productos
  • Incluye factura: Documento con detalles de la compra
  • Etiqueta el paquete: Datos del destinatario y remitente
  • Toma foto: Evidencia del paquete antes del envío
  • Actualiza estado: Marca como "Enviada" en el sistema
  • Proporciona seguimiento: Número de guía si aplica
Consejo de Empaque: Un buen empaque protege el producto y da buena impresión. Invierte en materiales de calidad.

Registro de Órdenes

El sistema registra y almacena todas las transacciones de órdenes:

Información Registrada

ID Único

  • Número único de orden
  • UUID para identificación
  • Fecha y hora de creación

Datos del Cliente

  • Nombre completo
  • Teléfono y email
  • Dirección de entrega
  • Cédula (si se proporcionó)

Productos

  • Lista completa de productos
  • Cantidades y precios
  • Subtotales por producto
  • Total en USD y Bs

Estado y Notas

  • Estado actual de la orden
  • Método de pago
  • Notas adicionales
  • Historial de cambios

Consulta de Órdenes

Accede al historial completo de órdenes desde el panel de administración:

  • Ve a "Órdenes" en el menú principal
  • Filtra por estado, fecha o cliente
  • Consulta detalles completos de cada orden
  • Actualiza estados según avance el proceso
Importante: El sistema NO genera facturas fiscales válidas para SENIAT. Solo registra transacciones internas. Si necesitas emitir facturas oficiales, deberás usar tu propio sistema de facturación electrónica autorizado por el organismo tributario.

Seguimiento para el Cliente

Los clientes pueden consultar el estado de sus órdenes:

¿Cómo Funciona el Seguimiento?

  1. Número de orden único:
    Cada orden tiene un ID único asignado
  2. Página de seguimiento:
    Acceso mediante URL: `/ordenes/public/{ordenId}`
  3. Debes compartir el link:
    Envía manualmente el enlace al cliente por WhatsApp o email

Información Visible para el Cliente

Estado Actual

Estado actual de la orden (pendiente, confirmada, enviada, etc.).

Productos

Lista de productos, cantidades y precios de la orden.

Datos del Cliente

Nombre, teléfono, email y dirección de entrega.

Totales

Subtotal en USD y bolívares, total a pagar.

Limitación: El sistema NO envía notificaciones automáticas por email o SMS cuando cambia el estado. Debes comunicar los cambios manualmente a tus clientes por WhatsApp, llamada o email.

Devoluciones y Reembolsos

Gestiona devoluciones de productos y reembolsos de manera profesional:

Política de Devoluciones

Define claramente cuándo aceptas devoluciones:

  • Tiempo límite: 7, 15 o 30 días desde la entrega
  • Condición del producto: Nuevo, sin usar, empaque original
  • Motivos válidos: Defecto, producto incorrecto, daño en envío
  • Productos excluidos: Perecederos, personalizados, íntimos

Proceso de Devolución

  1. Cliente solicita devolución:
    A través de chat, email o formulario en la web
  2. Evalúas la solicitud:
    Verificas que cumple con tu política de devoluciones
  3. Autorizas la devolución:
    Proporcionas instrucciones para devolver el producto
  4. Cliente devuelve producto:
    Envía el producto de vuelta a tu dirección
  5. Inspeccionas el producto:
    Verificas que esté en condiciones aceptables
  6. Procesas reembolso:
    Devuelves el dinero por el mismo método de pago

Tipos de Resolución

Reembolso Completo

Devuelves el 100% del dinero cuando el problema es tuyo.

Cambio de Producto

Cliente cambia por otro producto de igual o mayor valor.

Crédito en Tienda

Cliente recibe crédito para compras futuras.

Reparación

Para productos defectuosos que se pueden reparar.

Gestión en el Sistema

Para cada devolución puedes:

  • Crear caso de devolución: Registrar la solicitud formalmente
  • Seguimiento del proceso: Estados desde solicitud hasta resolución
  • Comunicación con cliente: Mensajes y actualizaciones
  • Actualizar inventario: Productos devueltos vuelven al stock
  • Registrar reembolso: Impacto en contabilidad y reportes
Equilibrio: Sé justo pero protege tu negocio. Una política clara evita malentendidos y abusos.

Reportes de Órdenes

Analiza el rendimiento de tu tienda con reportes detallados de órdenes:

Reportes Disponibles

Ventas por Período

  • Ingresos diarios, semanales, mensuales
  • Comparación con períodos anteriores
  • Tendencias de crecimiento
  • Proyecciones futuras

Productos Más Vendidos

  • Ranking de productos por cantidad
  • Productos por ingresos generados
  • Productos con mejor margen
  • Productos de temporada

Análisis de Clientes

  • Clientes más frecuentes
  • Valor promedio por orden
  • Clientes nuevos vs recurrentes
  • Geografía de clientes

Rendimiento Operativo

  • Tiempo promedio de procesamiento
  • Tasa de órdenes canceladas
  • Eficiencia de entregas
  • Satisfacción del cliente

Usar los Reportes

  1. Accede a reportes:
    Ve a "Órdenes" → "Reportes y Estadísticas"
  2. Selecciona tipo de reporte:
    Ventas, productos, clientes, o operativo
  3. Define período:
    Último mes, trimestre, año, o rango personalizado
  4. Aplica filtros:
    Por producto, cliente, método de pago, etc.
  5. Analiza y exporta:
    Identifica oportunidades y exporta datos si necesitas

Métricas Clave

Métrica Qué Mide Valor Ideal
Tasa de Conversión % de visitantes que compran 2-5%
Valor Promedio de Orden Dinero promedio por compra Creciente
Tasa de Abandono % que no completan compra < 70%
Tiempo de Procesamiento Horas desde orden hasta envío < 24 horas
Consejo: Revisa tus reportes semanalmente para identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.

Integración con Inventario

Las órdenes se integran automáticamente con el sistema de inventario UEPS:

Proceso Automático

  1. Cliente hace pedido:
    Selecciona productos y cantidades en tu tienda
  2. Sistema verifica stock:
    Confirma que hay suficiente inventario disponible
  3. Reserva productos:
    Productos quedan "reservados" mientras se procesa el pago
  4. Confirma la orden:
    Al confirmar pago, se hace la salida UEPS automáticamente
  5. Actualiza inventario:
    Stock disponible se reduce según método UEPS

Beneficios de la Integración

Previene Sobreventa

No puedes vender más productos de los que tienes en stock.

Actualización Automática

El inventario se actualiza automáticamente con cada venta.

Costos Reales

Conoces el costo real de cada venta según UEPS.

Utilidades Precisas

Cálculo exacto de utilidades con costos UEPS.

Manejo de Situaciones Especiales

  • Stock insuficiente: Cliente no puede completar compra
  • Orden cancelada: Productos reservados vuelven al stock
  • Devolución: Productos devueltos se reintegran al inventario
  • Productos dañados: Se registra como pérdida en inventario
Automatización Total: No necesitas hacer nada manual. El sistema maneja toda la integración entre órdenes e inventario automáticamente.

Mejores Prácticas

Consejos para optimizar tu proceso de órdenes y checkout:

Optimización del Checkout

Proceso Rápido

  • Minimiza pasos del checkout
  • Permite checkout como invitado
  • Autocompletado de formularios
  • Guarda datos para próximas compras

Confianza y Seguridad

  • Muestra certificados de seguridad
  • Política de privacidad visible
  • Testimonios de clientes
  • Garantías y políticas claras

Móvil Optimizado

  • Checkout funcional en móviles
  • Botones grandes y fáciles de tocar
  • Formularios adaptados a móvil
  • Carga rápida en conexiones lentas

Información Clara

  • Costos de envío transparentes
  • Tiempos de entrega estimados
  • Políticas de devolución visibles
  • Información de contacto accesible

Gestión Eficiente de Órdenes

  1. Procesa órdenes rápidamente:
    Confirma y procesa órdenes el mismo día que llegan
  2. Comunícate proactivamente:
    Informa sobre retrasos o problemas antes que pregunten
  3. Mantén inventario actualizado:
    Evita vender productos que no tienes en stock
  4. Empaca con cuidado:
    Protege productos y incluye material promocional
  5. Solicita feedback:
    Pide reseñas y opiniones para mejorar continuamente

Reducir Abandono de Carrito

  • Costos transparentes: Muestra costos totales desde el inicio
  • Múltiples métodos de pago: Ofrece opciones que prefieren tus clientes
  • Checkout como invitado: No obligues a crear cuenta
  • Recordatorios automáticos: Email a quienes abandonaron carrito
  • Soporte en vivo: Chat disponible durante checkout
Tiempo es Clave: Cada segundo adicional en el checkout puede reducir conversiones. Optimiza para velocidad.

Solución de Problemas

Soluciones a problemas comunes en órdenes y checkout:

Problemas Frecuentes

Problemas de Pago

  • Verifica datos bancarios actualizados
  • Confirma que métodos de pago estén activos
  • Revisa comprobantes manualmente
  • Contacta al cliente para aclarar dudas

Problemas de Entrega

  • Verifica direcciones completas y correctas
  • Confirma disponibilidad en zona de entrega
  • Coordina horarios con el cliente
  • Ten plan B para entregas fallidas

Stock Insuficiente

  • Actualiza inventario regularmente
  • Configura alertas de stock bajo
  • Ofrece productos alternativos
  • Comunica retrasos de reposición

Cliente Insatisfecho

  • Escucha activamente sus quejas
  • Ofrece soluciones inmediatas
  • Considera compensaciones justas
  • Aprende de cada experiencia negativa

Prevención de Problemas

  • Comunicación clara: Información precisa sobre productos y políticas
  • Expectativas realistas: Tiempos de entrega y disponibilidad
  • Procesos documentados: Procedimientos claros para tu equipo
  • Seguimiento proactivo: Monitorea órdenes activamente
  • Feedback continuo: Mejora basada en comentarios de clientes
Soporte: Si tienes problemas técnicos con órdenes o checkout, contacta nuestro soporte técnico desde la sección "Soporte" en el menú principal.